Pensando sempre à frente

Para que os trens operem todos os dias, a Trensurb conta com um quadro funcional com cerca de mil empregados que atuam em diversas áreas e garantem o bom funcionamento do metrô, o planejamento e a gestão da empresa. As 48 unidades organizacionais da Trensurb estão divididas entre três diretorias, duas superintendências, 14 gerências, 28 setores e um órgão de auditoria interna. Conheça o trabalho do Setor de Apoio (Seapo).

Quem faz? A equipe é composta por dois administradores (incluindo a chefe), uma arquivista, quatro técnicos, um assessor, três estagiárias de nível superior (duas de administração e uma de arquivologia) e uma estagiária de nível médio.

O que faz? O trabalho do Seapo consiste em dar suporte às áreas administrativas e operacionais em relação a diversos serviços. Apesar de ser apenas um setor, existem três “áreas” distintas. Uma delas consiste na gestão e fiscalização dos serviços: telefonia, correspondências, limpeza dos prédios administrativos e de manutenção, jardinagem, veículos, borracharia, abastecimento, viagens, segurança patrimonial, gestão da área de lazer e auditório. A segunda é o arquivo, que tem por competência fazer a guarda dos processos e documentos, conforme tabela de temporalidade e realizar a análise e encaminhamento para eliminação conforme normas e legislação pertinente.  A última, porém tão importante quanto as demais, é o protocolo que tem a responsabilidade de receber todos os documentos externos destinados à Trensurb e encaminhá-los às áreas competentes.

“Todos os setores da Trensurb são atendidos pelos contratos e serviços que o Seapo fiscaliza, desde o momento em que você acessa o pátio administrativo da Trensurb, necessita de envio e recebimento de correspondências, agenda a área de lazer, realiza uma viagem (a trabalho), faz uma ligação, encaderna um manual, utiliza um veículo para uma diligência ou necessita habilitar um usuário externo para assinar documentos do Sistema Eletrônico de Informações, está utilizando nossos serviços”, afirma a chefe do setor, Sabrina Nogueira.

Como faz? Devido à abrangência da atuação do Seapo e de sua influência em outras unidades organizacionais, segundo Sabrina, é necessário “pensar à frente”, considerar as possibilidades a fim de tomar decisões antecipadas. Também é imprescindível uma boa comunicação com as demais áreas, a fim de conhecer as necessidades para, então, atender de forma eficaz.

Algumas medidas recentes do setor merecem destaque: visando a redução de despesas e a eficiência da gestão, os novos projetos básicos para contratações mais eficazes possibilitaram uma redução no valor do contrato de limpeza das áreas de manutenção em 23%; com a realização de um acompanhamento mais eficaz junto às demais áreas, consegui-se reduzir o valor gasto com o envio de encomendas, gerando uma redução de 25% no contrato com os Correios; outros esforços diversos do Seapo geraram ainda uma redução de aproximadamente 20% do orçamento anual do setor sem reduzir a qualidade dos serviços prestados.

Onde fica? Localizado no prédio de apoio da Trensurb, no pátio da empresa, em Porto Alegre, no bairro Humaitá.

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